Với vai trò là người lãnh đạo đã bao giờ bị rơi vào lịch công tác xa, hay bận một điều gì đó nhưng còn một cuộc họp với đội nhóm của mình khả năng cao là không tham gia được. Bạn sẽ làm gì? Thông báo hủy, hay tiếp tục lịch họp nhưng không có sự tham gia của bạn, hay là sẽ có một cuộc họp thông qua video call?. Với các thiết bị di động như; Điện thoai thông minh, Laptop, máy tính bảng… Chẳng thể nào bạn có thể đứng yên và hủy cuộc họp. Nếu không muốn mình như một người sếp lỗi thời.

Làm sao để có thể trao đổi công việc với nhóm của mình từ xa, hoặc điều hành một cuộc họp thông qua video call?. Có điều gì cần chú ý khi điều hành một cuộc họp thông qua video call như vậy.

Chuông báo trước giờ cao điểm

Dù bạn là sếp lớn đến mức nào, nhưng việc không thể kiểm soát được thời gian cá nhân để tham gia một cuộc họp được lên lịch từ trước thì chẳng có gì là hay ho; Dù bạn không cố ý. Hãy là người tử tế, nhanh chóng thực hiện các công việc sau, càng sớm càng tốt. Yêu cầu đội nhóm gửi trước các nội dung chính cần trao đổi kèm theo tệp tin (nếu có) và bản thân bạn cũng cần làm thế. Ngay sau khi bạn nhận được phản hồi hãy thông báo bạn sẽ không thể có mặt kịp lúc để tham gia cuộc họp, và chúng ta sẽ thực hiện một cuộc họp qua video call; Nhớ kèm theo một lời xin lỗi vì nó rất quan trọng đấy.

Anh trai mặc vest xanh nghe điện thoại màu đen
Ảnh: burst.shopify.com

Để diễn ra suôn sẻ việc điều hành cuộc họp qua video call. Hãy mô tả rõ cho mọi người những công việc cụ thể cần chuẩn bị cho cuộc họp này là gì như: Ai tạo nhóm; xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc; sử dụng thiết bị, phần mền nào để call; lưu lại nội dung tại đâu…Dựa trên danh sách nhân sự hãy phân chia thật rõ ràng.

Hãy nhớ đây là cuộc họp thông qua video call

Chúng ta chỉ có thể thật sự kết nối và hiểu nhau khi nhìn thấy mặt nhau. Vì thế hãy bắt buộc rằng tất cả mọi người điều bật camera và thấy mặt nhau (Chú ý khung hình đảm bảo không rung lắc). Vì tất cả những người tham gia cuộc họp thông qua video call, cũng cần nhận thức được những thông tin quan trọng từ những cảm xúc, biểu hiện trên gương mặt như; sự đồng thuận, khó hiểu, mức độ tập trung…

Những chú ý khi điều hành cuộc họp thông qua video call
Ảnh: burst.shopify.com

Trong khi diễn ra cuộc họp, bạn cần phải liên tục chú ý tóm tắt nhanh và nhấn mạnh những ý kiến, quyết định quan trọng. Nêu cụ thể thời điểm chuyển nội dung để tránh lan man dài dòng; chuẩn bị ngắt lời ở những người nói quá nhiều. Tuy nhiên cần chú ý thêm đối với những người không ý kiến nhưng chồm người về phía camera, rướn người hít thở sâu… Hãy đưa ra những gợi ý như “Còn gì nữa không”; “Liệu chúng ta còn bỏ sót điều gì”; “Còn ai có thêm ý kiến khác”…. hoặc yêu cầu đích danh để họ có sự đóng góp.

Nếu quan sát được, thành viên nào có vẻ không hài lòng với một vài vấn đề trong cuộc họp qua video call; nhưng họ không có ý kiến. Sau khi kết thúc hãy chat riêng với họ, hoặc nói chuyện riêng trực tiếp ngay khi bạn gặp mặt.

Đâu là điểm cần chú ý nhất

Đối với các cuộc họp thông qua video call việc ghi chú của thư ký chắc chắn sẽ khó khăn hơn. Vì vậy bạn hãy lắng nghe thật kỹ ghi chú lại những gì thuộc về nội dung hành động. Có nghĩa rằng những nội dung đã được thống nhất thực hiện và kèm theo hạn chót hoàn thành. Điều này sẽ dê để bạn kiểm tra cũng như chủ động hơn, khi tệp tin cuộc họp được thư ký gửi chậm trễ hoặc không đầy đủ.

Liên tục nhấn mạnh những quyết định, những kỳ vọng về kết quả mà bạn mong muốn mọi người ghi nhớ thực hiện. Yêu cầu nhận được cam kết mục tiêu về mức độ chất lượng công việc hoàn thành từ thành viên, bao gồm cả bạn (nếu có).

Tách cà phê và sổ tay trên bàn làm việc màu vàng
Ảnh: burst.shopify.com

Trong mỗi cuộc họp sẽ có nhiều nội dung công việc sẽ được triển khai cho từng thành viên. Hãy đảm bảo đừng để việc thực hiện công việc thiếu đi tính quy trình. Bằng cách nhắc lại một vài thông tin cuối cuộc họp rằng:

Ai sẽ là người làm nội dung công việc gì?

Ai là người kiểm tra, hỗ trợ?

Cách thức thực hiện công việc (tùy theo năng lực thành viên) ra sao?

Xác định mức độ ưu tiên đối với từng công việc là gì?

Mô tả phạm vi thẩm quyền của người thực hiện công việc đến đâu.

Kết thúc cuộc họp hãy gửi lời xin lỗi vì sự thiếu hiện diện của bạn như đã lên lịch. Gửi một thông điệp tạo động lực ví dụ như; “Chúng ta thật tuyệt vời, vì đã có buổi họp với nhiều nội dung được thảo luận, quyết định. Cảm ơn tất cả mọi người vì đã giải quyết được nhiều công việc hôm nay”.

Những cuộc họp thông qua video call rất thú vị, mang lại cảm giác đặt biệt khác lạ, gây hứng thú cho người tham gia. Đừng để tập thể phải dừng lại chỉ vì thiếu sự hiện diện lãnh đạo.

Phan Hoàng Thư

Vượt khỏi sự tự nhận thức để tự quản lý bản thân

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments