Phương pháp làm việc tinh gọn

Cuộc sống ngày càng phức tạp. Chúng ta lúc nào cũng chỉ mong có thêm thời gian. Nhưng dù thời gian là bao nhiêu đi nữa, mọi thứ sẽ không thay đổi chừng nào tư duy còn chứa đầy suy nghĩ thừa thãi. Và những người đó sẽ chẳng bao giờ được đánh giá cao. Vì họ luôn tốn thời gian để suy nghĩ thay vì hành động. Chính vì sự chần chừ, do dự mà vô tình đã đánh mất cơ hội, và cũng có thể là cơ hội để thay đổi cuộc đời mình. Vì vậy, chúng ta phải có phương pháp tinh gọn khi làm việc.

Bạn đã bao giờ tự hỏi:
– Cố gắng làm việc nhưng vẫn không có kết quả?
– Tốn bao nhiêu thời gian để lên kế hoạch mà vẫn chẳng được đánh giá cao?
– Bị cấp trên khiển trách “Tiến độ công việc quá tệ”?
Nếu có, câu nói đáp trả là “Tại sao lại thành ra thế này?”

Do đó, nhân viên trong doanh nghiệp chia thành 2 nhóm: [được đánh giá cao] và [không được đánh giá cao]. Những người không được đánh giá cao sẽ bao gồm: [người dù cố gắng nhưng hiệu quả lại không cao] hoặc [rất chăm chỉ nhưng lệch trọng tâm công việc]. Đây là khác biệt của [suy nghĩ khi làm] và [làm không suy nghĩ].

Bạn có thật sự “suy nghĩ” khi làm việc không?

Khi bế tắc, chúng ta thường không suy nghĩ đúng. Vậy nên điều cần làm là tránh hiểu nhầm câu hỏi dẫn đến câu trả lời và cách làm sai. Nguyên nhân thường là do làm việc không suy nghĩ trước, không hiểu phải giải quyết việc nào trước – sau; muốn tạo thành quả sớm,… Sau đó sẽ cố gắng hoàn thành tất cả công việc mà quên mất sắp xếp. Nhưng về cơ bản là thời gian lại có hạn. Nên hãy làm việc quan trọng trước theo thứ tự ưu tiên. Phải đặt câu hỏi trong đầu là [Nên làm việc gì?]

Mỗi ngày ta luôn có một khối công việc cần giải quyết nhưng nếu có ai đó hỏi bạn: [Nếu không làm việc đó thì kết cuộc sẽ thế nào?] Bạn sẽ trả lời ra sao? Hay là sẽ bối rối và không có câu trả lời? Vì bản chất của công việc đó nếu không hoàn thành thì cũng chẳng có tổn thất gì.

Nếu bạn hằng ngày đều ngập chìm trong công việc mà chưa đạt được thành quả gì? Thì nguyên nhân nằm ở cách làm. Vấn đề không phải ở cách làm khiến công việc không đạt thành quả mà chính là không biết làm gì để đạt thành quả. Suy nghĩ lệch trọng tâm khiến mọi nỗ lực trở nên vô ích, dẫn đến công việc không đạt được thành quả như mong muốn.

Cách tiến hành đúng nhất là: Cố gắng hết sức cho những việc quan trọng nhất. Suy nghĩ xem thực hiện/ giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên nào để công việc có kết quả tốt nhất. Sau đó dồn sức vào việc ưu tiên. Trước tiên, vẫn là câu hỏi: [Nên bắt đầu từ việc gì?]

Tách biệt cảm giác “đạt được” và “thành quả”. Việc nghĩ là “nhất định phải làm” đã dẫn tới lệch trọng tâm vấn đề. Tạm thời từ bỏ những việc không quan trọng mới có thể làm tốt được những việc quan trọng khác. “Từ bỏ” sẽ quan trọng hơn là “làm”. Khi từ bỏ, bạn sẽ nhận ra có những công việc không cần làm cũng được. Đôi khi chỉ cần tập trung thực hiện 20% công việc quan trọng nhất cũng đủ tạo ra thành quả rõ rệt.

Những việc không cần làm?

Thất bại có thể chia ra làm 2 nhóm: “có thể tha thứ” và “không thể tha thứ”. Kinh doanh được hình thành từ mặt trái của thất bại. Cho nên không có công việc nào [không có khả năng thất bại] nhưng điều này không có nghĩa là thất bại sao cũng được. Phải suy nghĩ về sức ảnh hưởng của thất bại và đặt vấn đề trước. Không cần quá sát sao với những công việc đang vận hành suôn sẻ. Điều quan trọng là phát hiện ra vấn đề đang gặp phải trong công việc để chú trọng đến nó.

Nếu bạn đang duy trì nhiều việc có khả năng gây ra thất bại “không thể tha thứ” thì hãy giảm thiểu tổn thất bằng cách tập trung vào những việc quan trọng nhất. Không trì hoãn, hãy thoát ra khỏi tình trạng trả góp công việc; phải chấp nhận rằng bạn không thể sát sao tất cả khối lượng công việc tồn đọng; việc trả góp này đồng nghĩa với việc bạn đang nhận công việc quá giới hạn của mình. Cách tốt nhất lúc này là không trì hoãn công việc quan trọng hiện tại mà tập trung sức lực thực hiện dứt điểm công việc mình đã nhận để có kết quả như mong đợi.

Cố gắng làm việc chăm chỉ hơn không phải là cách làm đúng mà xử lí công việc đúng phương pháp mới là chính xác. Nếu từ trước tới nay cho dù bạn nỗ lực gấp đôi mà không đạt được kết quả thì tức là bạn đang làm sai cách. Hãy suy nghĩ kĩ phương pháp trước khi làm sẽ mang lại thành quả cao hơn.

Bạn có đang đánh tráo nguyên nhân khiến “công việc không tiến triển”?

Khả năng truyền đạt, phân tích vấn đề, hợp tác là những kĩ năng bạn cần phải trau dồi và luyện tập. Trong khi cả thế giới đang chạy đua với cuộc cách mạng 4.0. Bạn đang làm gì? Tận dụng tối đa thời gian và truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nội dung là điều mà đối phương cần. Vấn đề khi xảy ra cũng cần phải giải quyết một cách chu đáo, kĩ lưỡng. Thời gian giới hạn nhưng chính bạn là người sẽ phá vỡ giới hạn đó bằng cách thực hiện đúng tiến độ công việc. Khi gặp khó khăn hãy nghĩ tới 2 từ “tích cực”. Một suy nghĩ và thái độ tích cực sẽ khiến vấn đề trở nên đơn giản bao giờ hết.

Bạn phải là người hiểu được bản thân mình và chỉ khi bạn hiểu được chính mình bạn mới có thể giúp chính mình giải quyết các vấn đề đang xảy ra. Khi bạn gặp những vấn đề tiêu cực trong cuộc sống hãy bình tĩnh nhận ra những khuyết điểm của bản thân và giải quyết kiểm soát nó một cách nhanh chóng.

Phương pháp làm việc tinh gọn

Thông thường, sau khi đọc hết phần trên, các bạn sẽ nghĩ phương pháp tốt nhất sẽ có các bước như sau: [Thiết lập trình tự ưu tiên] – [phát hiện vấn đề] – [giải quyết vấn đề] – [phân tích bản thân] – [kiểm tra]. Nhưng thật ra không đơn thuần là như vậy.

Những câu hỏi nên được đặt ra cho phương pháp làm việc tinh gọn :
– Trình tự ưu tiên của công việc này là gì?
– Tiến hành như thế nào cho tốt nhỉ?
– Làm sao để hoàn thành thật tốt đúng thời hạn?
– Tại sao cố gắng nhưng không được đánh giá cao?
– Làm sao để thoát khỏi công việc chồng chất mỗi ngày?
– Cần thời gian nhiều hơn để thực hiện những công việc mình muốn hoàn thành?

Nếu làm quen với việc khoanh vùng suy nghĩ theo các bước đặt vấn đề trên. Kết quả có thể sẽ khác nhau. Thậm chí, chỉ trong thời gian ngắn có thể đạt được hiệu quả không ngờ tới. Tuy nhiên suy nghĩ cũng là yếu tố quan trọng khiến chúng ta có những kế hoạch cụ thể cho cuộc đời mình. Những người làm việc không suy nghĩ đã bỏ qua “hành trình” trên nên dẫn đến kết quả không như ý. Vì vậy việc kiểm soát suy nghĩ là cần thiết để chúng ta luôn cảm nhận được sự hạnh phúc và nhiệt huyết trong công việc mà bạn theo đuổi.

Minh Anh

Xem thêm:
– Bình đẳng giới là tôn trọng sự khác biệt
– Chiến tranh Marketing và Ô vuông chiến lược
– TÓM TẮT SÁCH: BỘ BA XUẤT CHÚNG NHẬT BẢN